BLOG

Zo breng je jouw bedrijfsprocessen in kaart

1. Begin met het formuleren van je doel

Voordat je processen gaat analyseren, is het belangrijk om te bepalen wat je wilt bereiken. Wil je tijd besparen, fouten verminderen of juist processen vereenvoudigen? 

Een duidelijk doel zorgt ervoor dat je de juiste focus houdt en gericht naar verbeterpunten zoekt.

Praktische tip: Stel vragen zoals:

• Welke stappen in mijn processen kosten het meeste tijd of geld?
• Waar lopen teams of systemen vast?
• Welke processen bieden kansen voor digitalisering?

2. Verzamel input uit de organisatie

Medewerkers die dagelijks met de processen werken, zijn je belangrijkste bron van informatie. Ze kunnen je vertellen hoe processen écht lopen en waar de knelpunten zitten.

Dit kun je doen door:

• Medewerkers te interviewen over hun werkprocessen.
• Zelf processen te observeren en analyseren.
• Data te verzamelen over doorlooptijden, kosten en fouten.

Zo krijg je niet alleen een goed beeld van het proces, maar ook van de impact die verbeteringen kunnen hebben.

3. Maak het proces inzichtelijk

Een overzichtelijk schema of flowchart is een krachtige manier om processen in beeld te brengen. Hierdoor zie je in één oogopslag hoe de verschillende stappen, beslissingen en verantwoordelijkheden in elkaar grijpen. Gebruik hiervoor tools zoals Lucidchart, Visio of gespecialiseerde BPM-software.

Bij het visualiseren:

• Beschrijf het proces stap voor stap.
• Markeer beslismomenten en afhankelijkheden.
• Wijs taken toe aan specifieke rollen of afdelingen.

Een heldere weergave maakt het eenvoudiger om inefficiënties te spotten.

4. Analyseer knelpunten en kansen
Met je overzicht in handen kun je de processen kritisch analyseren. Stel jezelf vragen zoals:

• Zijn er overbodige stappen die geschrapt kunnen worden?
• Waar ontstaan de meeste vertragingen of fouten?
• Welke taken kunnen efficiënter of geautomatiseerd worden?

Je kunt hierbij gebruikmaken van methodieken zoals:

• LEAN: Gericht op het elimineren van verspilling.
• Bottleneck-analyse: Focus op de grootste belemmeringen.
• Pareto-analyse: Welke 20% van de oorzaken leidt tot 80% van de problemen?

5. Optimaliseer en automatiseer waar mogelijk

Op basis van je analyse kun je verbeteringen doorvoeren. Dit kan variëren van kleine aanpassingen, zoals het stroomlijnen van communicatie, tot grote veranderingen, zoals het implementeren van automatiseringstools.

Voorbeelden van tools die je hierbij kunnen helpen:

• Workflow management software.
• Automatiseringsplatformen zoals Power Automate of Make.
• Een geïntegreerd ERP-systeem.

Met deze oplossingen kun je processen versnellen, fouten verminderen en tijd vrijmaken voor belangrijkere taken.

6. Houd grip op je processen

Het werk is niet af wanneer je processen hebt verbeterd. Bedrijfsprocessen blijven in beweging door groei, nieuwe technologieën en veranderende klantbehoeften. Zorg daarom dat je regelmatig evalueert en waar nodig bijstuurt.

Handige tips om grip te houden:

• Stel KPI’s op om de voortgang te meten.
• Gebruik dashboards om real-time inzicht te houden.
• Blijf in gesprek met je medewerkers om nieuwe knelpunten te signaleren.

Investeer in inzicht en groei

Het in kaart brengen en verbeteren van je bedrijfsprocessen biedt meer dan alleen directe voordelen. Het zorgt ervoor dat je organisatie wendbaarder wordt, beter inspeelt op veranderingen en meer ruimte krijgt om te groeien. Wil jij hier ook mee aan de slag?

We helpen je graag om de juiste tools en oplossingen te vinden die passen bij jouw organisatie. Bekijk ons aanbod en ontdek hoe jij jouw processen kunt optimaliseren.