BLOG

Inkoopfactuurherkenning: Waarom het de investering waard is en je geld bespaart

Wat is inkoopfactuurherkenning?

Inkoopfactuurherkenning maakt gebruik van OCR (Optical Character Recognition) technologie om gegevens op een factuur automatisch te lezen en te verwerken. Denk aan het automatisch uitlezen van het factuurnummer, btw-nummer, vervaldatum en betaalgegevens. In plaats van dat je medewerkers handmatig elke factuur controleren, doet de software dit razendsnel en foutloos.

Daarnaast kan de software automatisch controleren of de factuurgegevens kloppen met de inkooporders en contracten die je al hebt vastgelegd. Eventuele afwijkingen of verdachte gegevens worden direct opgemerkt, zodat je niet per ongeluk verkeerde betalingen doet. 

De gevaren van handmatige verwerking: een praktijkvoorbeeld

Om het belang van inkoopfactuurherkenning te benadrukken, volgt hier een praktijkvoorbeeld van een bedrijf dat ervoor koos om deze technologie niet te implementeren en daardoor een bedrag van €75K is kwijtgeraakt.

Bedrijf X is een middelgroot handelsbedrijf dat handmatig facturen verwerkt. Medewerkers controleren alle inkomende facturen met de hand en voeren betaalinformatie over in het systeem. Dit proces is tijdrovend, maar omdat het altijd zo is gedaan, ziet het management geen noodzaak om hierin te investeren.

Op een dag ontvangt Bedrijf X een factuur van wat lijkt een vaste leverancier. De factuur ziet er normaal uit, bevat de gebruikelijke betaalinformatie en komt binnen via e-mail, zoals altijd. De medewerker voert de gegevens in en de betaling wordt uitgevoerd. Maar een week later komt de echte factuur binnen van de leverancier, met het correcte bedrag en de juiste bankgegevens.

Wat blijkt? De eerste factuur was een phishing-aanval. Een frauduleuze partij had de factuur nagemaakt en gestuurd, waardoor het geld naar een verkeerde rekening was overgemaakt. Het enige verschil zat in het emailadres, waar twee keer .nl in stond vermeld. Dit had voorkomen kunnen worden als het bedrijf had geïnvesteerd in inkoopfactuurherkenning, die de afwijking in de gegevens direct had opgemerkt.

De voordelen van inkoopfactuurherkenning

Bedrijven die wel investeren in inkoopfactuurherkenning plukken hier direct de vruchten van. Hier zijn de belangrijkste voordelen:

1. Foutenreductie: Door automatisering worden menselijke fouten, zoals het verkeerd overtypen van bedragen of banknummers, uitgesloten.
2. Fraudebestrijding: De software herkent afwijkingen in facturen en betaalgegevens, waardoor phishing-fraude zoals in het voorbeeld vrijwel onmogelijk wordt.
3. Kostenbesparing: Medewerkers hoeven minder tijd te besteden aan handmatige controles, wat de kosten per factuur verlaagt. Ook voorkom je dure fouten, zoals verkeerde betalingen.
4. Snellere verwerking: Facturen worden direct verwerkt en hoeven niet te wachten op handmatige goedkeuring, waardoor je betalingsprocessen versnelt en mogelijk zelfs betalingskortingen kunt benutten.
5. Realtime inzicht: Door de digitale verwerking heb je altijd een actueel overzicht van je openstaande betalingen, waardoor je beter kunt plannen en budgetteren.

Conclusie: kies voor zekerheid en efficiëntie

Het voorbeeld van Bedrijf X toont aan hoe belangrijk een geautomatiseerd inkoopproces is. Het niet investeren in technologie zoals inkoopfactuurherkenning kan leiden tot ernstige fouten, zoals het betalen van frauduleuze facturen. 

Gelukkig kunnen deze risico's eenvoudig worden geminimaliseerd door slimme oplossingen te implementeren die zowel de veiligheid als de efficiëntie verbeteren.

Door te kiezen voor automatisering maak je je bedrijf niet alleen veiliger, maar ook een stuk slagvaardiger. De voordelen zijn duidelijk: lagere kosten, minder fouten, en een snellere, veiligere afhandeling van je inkoopfacturen. Met inkoopfactuurherkenning creëer je een toekomstbestendig proces waarin fouten en fraude geen kans krijgen.

Heb jij interesse in inkoopfactuurherkenning? Laat het ons weten. We hebben zeer bekwame partners in ons netwerk die je hierbij kunnen helpen.